材料科学与工程学院公用会议室使用管理办法

为保证学院公用会议室有序、合理使用与管理，提高使用效率，更好地为学院教学、科研等方面工作服务，特制定此办法。

一、学院公用会议室概况及使用范围

1、学院公用会议室主要指A楼301、401、501、601会议室，服务于学院层面会议和公务接待。

2、学院公用会议室由学院院办负责管理，遵循“先预约后使用、谁使用谁负责”的使用原则，如遇不同会议时间、地点冲突，由院办协调解决。

二、会议室使用程序

使用会议室必须提前预约登记，未经预约申请不得擅自使用，具体程序如下：

1、使用单位安排专人填写线上《会议室预约登记》表格，须填明使用事由、使用时间段、使用负责人姓名和联系方式、参会人数。

2、线上预约登记后请及时至院办办理会议室钥匙借用，对线上预约登记填写不符规定者不予办理钥匙借用手续。

3、如遇会议取消、推迟或更改时间，使用单位向院办说明情况后及时在线上《会议室预约登记》表格中改正。

4、会议室使用完毕后请及时至院办办理钥匙归还手续。

三、会议室使用注意事项

1、会议室使用单位要负责和保证会议室安全卫生、物品、设施完好。未经学院同意，任何人不得擅自增添、借出、更改会议室设施，损坏会议室物品、设施应予赔偿。

2、会议结束后，会议室借用负责人应进行必要的检查，及时关好门窗、关闭空调、投影仪、音响等设备，如发现设备故障或公物损坏请报院办，及时维修。若有发现会议室门未锁、相关设备没有关闭将对该使用单位停借会议室三周。

3、疫情常态化防控情况下，还要按照校材料[2020]3号文“关于做好疫情防控期间会议组织和管理的通知”精神组织会议。

本办法自2020年10月1日起实施。

东南大学材料科学与工程学院

2020年9月14日

附件：线上《会议室预约登记》表格（每月中旬开放下一月预约）

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